關(guān)于公司各項公章使用管理制度

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一、公章使用管理制度

1、公章由企業(yè)總經(jīng)理指定專人負責管理，并掌握使用。使用公章一律登記，要由經(jīng)辦人簽字。

2、以公司名義上報、外送、下發(fā)的文件、資料、報表等，經(jīng)總經(jīng)理審閱批準后方可加蓋公章并嚴格登記手續(xù)。

3、企業(yè)公章不外借，主管人不在時由總經(jīng)理指定人代管，雙方做好交接手續(xù)。

4、企業(yè)員工因取款、取物、掛失、駕駛員辦證等，需用單位介紹信，由總經(jīng)理批準并嚴格登記手續(xù)。

5、任何人不得以任何借口要求在空白書面上加蓋公章。

6、凡私蓋公章或利用公章舞弊者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予嚴厲懲處。

二、合同章使用管理制度

1、合同專用章由財務(wù)部專人保管，任何部門、人員不得借用、代用合同章，違反規(guī)定造成的后果，由印章保管人負責;發(fā)生遺失，應(yīng)及時報告處理。

2、凡在授權(quán)范圍內(nèi)洽談的合同，經(jīng)總經(jīng)理同意方可成立。經(jīng)法定代表人或法人代表審核、簽字后，在財務(wù)部蓋章，并嚴格按照登記手續(xù)進行登記備案。

3、未經(jīng)總經(jīng)理批準，沒有法定代表人或法人代表審核、簽字或者空白合同上不得加蓋合同專用章，否則由當事人承擔一切經(jīng)濟損失，并追究其刑事責任。

4、凡私蓋合同專用章或利用合同專用章營私舞弊者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予嚴厲懲處。

三、財務(wù)專用章、法人章使用管理制度

1、財務(wù)專用章和法人章要由財務(wù)負責人負責保管并掌握使用。

2、財務(wù)專用章和法人章不能交給銀行出納員自行保管和使用。

3、除正常的財務(wù)需要用財務(wù)專用章和法人章外，其他事項需用必須經(jīng)過財務(wù)負責人報請公司總經(jīng)理批準并征得法人本人同意后方可使用并嚴格登記手續(xù)。凡私蓋章者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予嚴厲懲處。

4、任何人不得以任何借口在空白書面上加蓋財務(wù)專用章和法人章。

四、現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)帳收(付)訖章使用管理制度

1、現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)帳收(付)訖章由出納員負責保管并掌握使用。

2、現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)帳收(付)訖章只有在現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)帳收訖或付訖時使用。

3、不得在空白書面上加蓋現(xiàn)金、銀行收(付)訖章，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴厲懲處并承擔經(jīng)濟損失。

五、發(fā)票專用章使用管理制度

發(fā)票專用章由會計人員負責保管并掌握使用，發(fā)票專用章用于加蓋增值稅專用發(fā)票，財務(wù)部門在收到貨款，驗證購貨方“一般納稅人資格證書”后給其開具增值稅專用發(fā)票并蓋發(fā)票專用章。

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小知識：公章使用不當可能導(dǎo)致的法律后果

單位主體，包括公司等法人主體以及非法人單位，在對外交往中離不開印章。可以說，在與外界發(fā)生法律關(guān)系的過程中，印章起著在形式上代表單位意志的作用。

無論日常的交往，還是法院對糾紛的審查判斷中，依據(jù)蓋章認定有關(guān)文件的效力進而確定有關(guān)權(quán)利義務(wù)的歸屬已經(jīng)成為一個常識。但每個單位都備有不止一個印章，如企業(yè)法人往往備有公章、法人章、財務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章等。企業(yè)印章代表著企業(yè)全部或某方面的意志，不正確使用可能會給企業(yè)帶來巨大的損失。

因公司對公章管理不善，導(dǎo)致公章不當使用的情況如下：

(1)借用行為，即借用公司的合同專用章或者蓋有公章的空白合同書，以公司名義簽訂合同，給對方造成經(jīng)濟損失，公司應(yīng)承擔賠償責任，但有證據(jù)證明被害人明知簽訂合同對方當事人是借用行為，仍與之簽訂合同的除外。

(2)盜竊、盜用行為，即盜竊、盜用公司公章、蓋有公章的空白合同書，或私刻公司公章簽訂經(jīng)濟合同，單位有明顯過錯，且該過錯行為與被害人的經(jīng)濟損失之間有因果關(guān)系的，公司對該經(jīng)濟損失應(yīng)當承擔賠償責任，否則，公司不承擔責任。

(3)滯后管理行為，即公司承包、租賃合同期滿后，已經(jīng)按規(guī)定辦理了法定代表人的變更登記，但未采取有效措施收回其持有的公章、蓋有公章的空白合同書，使原承包人、租賃人得以用原承包、租賃公司的名義訂立經(jīng)濟合同，公司對被害方的經(jīng)濟損失，應(yīng)承擔賠償責任。

公司聘用的人員被解聘后，或受單位委托保管公章的人員被解除委托后，公司未及時收回其公章，行為人擅自利用保留的公司公章簽訂經(jīng)濟合同，如果給被害人造成經(jīng)濟損失的，公司應(yīng)承擔賠償責任。

在上述情況下，對公章負有保管義務(wù)的人員，應(yīng)當依據(jù)公司內(nèi)部管理制度承擔責任。除管理不善外，因遭受脅迫、欺詐、或趁人之危等非難，或因重大誤解，或簽訂合同時顯失公平的情勢而加蓋公章的行為，是違反公司真實意思表示的行為，依據(jù)中國合同法第54條規(guī)定，屬于可變更或撤銷的行為，公司可行使變更權(quán)或撤銷權(quán)，從而阻卻公章的效力。但此種情況下，公司應(yīng)承擔提出證據(jù)證明加蓋公章的行為屬于違反公司真實意思表示的責任，而且，變更權(quán)或撤銷權(quán)的行使必須通過訴訟程序，而不能自行行使。對公司陷入非難境地負有責任的高管人員，應(yīng)當依據(jù)公司內(nèi)部管理制度承擔責任。

1、公司合同僅有法人簽字沒有加蓋公章的效力認定

一般情況下是有效的。特殊情況是有約定合同生效需簽字并蓋章�！逗贤�法》第三十二條規(guī)定：當事人采用合同書形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。因為法定代表人以公司名義從事民事活動時代表公司，因此僅有法定代表人簽字也能使合同成立生效。同理，雖然沒有加蓋公章，但如果在合同上簽字的人得到了公司相應(yīng)的授權(quán)，那么合同一樣是有效的。

2、公章外借私下所簽的合同效力認定

這種行為也是有效的。公司作為獨立的企業(yè)法人，公司印章是其對外進行活動的有形代表和法律憑證，公司負責人或其他管理人員，經(jīng)過公司授權(quán)后，只是印章暫時的持有者和保管者，其行使公司印章所產(chǎn)生的權(quán)利義務(wù)，應(yīng)由該公司來承擔責任，而不應(yīng)由持有者或保管者承擔責任。公司自愿將公司印章外借他人使用，應(yīng)視為公司授權(quán)他人使用公司印章，該印章所產(chǎn)生的權(quán)利義務(wù)關(guān)系應(yīng)由該公司承擔。因此，公章外借他人使用并私下簽訂的擔保合同有效，公司需要承擔擔保責任的。

3、違反章程約定的公章規(guī)則所簽訂的合同效力認定

公司章程可以約定印章的使用規(guī)則，但由于章程僅對內(nèi)有約束力，如果相對人是善意的，即使印章的使用違反章程，合同也有效。但是，違反章程使用公章?lián)p害公司利益的人需要對公司承擔賠償責任。

4、合同上加蓋分公司的印章的效力認定

分公司雖然沒有獨立法人地位，但分公司也領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照，能夠成為民事訴訟的被告，因此在合同上加蓋分公司的印章，一般也認定合同有效，相關(guān)的民事責任由總公司承擔。

5、公司日常運營中印章存在的風險

(1)他人使用假冒的印章;